מי מפחד ממיקור חוץ?
מה זה בכלל מיקור חוץ?
מיקור חוץ, או באנגלית, Outsourcing, הוא שיטת ניהול מודרנית, בעזרתה אפשר להוציא מהארגון שלכם את ענייני התפעול ולהעביר אותם לידיו של מישהו אחר. בין ענייני התפעול והאדמיניסטרציה בהם ניתן להיעזר: ניהול קשרי לקוחות, ראיונות עם לקוחות/מועמדים פוטנציאליים כדי להעריך את התאמתם לקורסים בארגונכם, תקשורת עם ספקים, בק אופיס, טיפול בלידים, ניהול תקציב, תפעול בשטח ועוד.
בעזרת מיקור חוץ תוכלו להתמקד בתחום ההתמחות של הארגון ולהשקיע בו את מרב המשאבים. הזמן שיתפנה יאפשר לכם להתמקד בפעולות הליבה בארגונכם: בפיתוח, בהגשמת מטרותיכם בארגון, בניהול ישיר ועוד.
למה זה טוב לאירגונים
- בזכות מיקור חוץ תוכלו לזכות באחד המשאבים היקרים והחשובים ביותר בימינו – משאב הזמן. איש מיקור החוץ ינהל את הפרויקטים שלכם, ואתם, כאמור, תוכלו לעבוד בראש שקט ולהקדיש זמן לפעולות הליבה בארגונכם.
- משאב נוסף שאיש מיקור החוץ יסייע לכם לשמר הוא הכסף. בזכות שיטה זו תוכלו לחסוך חיסכון ניכר בעלויות. הרי במקרה שפונים לחברת כוח אדם כדי לגייס עובד זמני, החברה גובה עמלות. כמו כן, בעת העסקת עובדים קבועים יש צורך לתת לעובדים תנאים סוציאליים. בהעסקת איש מיקור חוץ חוסכים בהוצאות הנ"ל. נוסף על כך, יש פרויקטים זמניים, ובהם משתלם יותר להעסיק איש מיקור חוץ.
- התמחור בשיטת מיקור החוץ הוא מודולרי ואטרקטיבי. אתם ואיש מיקור החוץ תוכלו להחליט על התמחור יחד, ולהתאימו לצורכי הארגון שלכם ולצורכי לקוחותיכם. ניתן לתמחר את העבודה לפי היקף הפרויקט, חודש עבודה או לפי שעה.
- בשיטה זו לא קיימים יחסי עובד מעביד. זהו פתרון מצוין אם אין בארגונכם תקנים לעובדים. כמו כן, שני הצדדים רשאים להפסיק את ההתקשרות בכל רגע נתון, לטוב ולרע. אפשר להפסיק את ההתקשרות בסיום פרויקט.
- אפשר לומר בוודאות כי ככל שאיש מיקור החוץ מקצועי, גמיש, זמין מאוד ובעל תודעת שירות רבה, הסיכויים להצלחה בפרויקט גבוהים יותר. ואם זה המצב, יש סיכוי גבוה יותר להעסיק את איש מיקור החוץ לטווח ארוך ואף במחזורים שונים של קורס בארגון.
- המחויבות של איש מיקור החוץ לארגונכם רבה. הוא חשוף למתרחש בארגונכם, לומד להכירו וכן לומד את הז'רגון שלו. איש מיקור החוץ הוא "אורח" בארגונכם, הוא מנהל בעקיפין ופחות מעורב באינטריגות שבארגונכם. לצד זאת הוא חבר בצוותים שלכם. שיטה זו מוכיחה את עצמה. הוא זמין מאוד בווטסאפ, בנייד, במייל ובעיקר בפגישות פרונטליות, ובמקרה הצורך בפגישות שוטפות. הוא גמיש מאוד מבחינת מועדי הפגישות. הוא זמין גם לפגישות בסקייפ, במקרה שיש מרחק רב בינו לביניכם, וכך תוכלו לחסוך בזמן נסיעות. הוא עובד על פי הצרכים שלכם ושל לקוחותיכם, נמצא איתכם בכל פרט ופרט ונותן לכם וללקוחותיכם יחס אישי וחם. הוא מפרגן לכם, ללקוחותיכם ולספקים של הפרויקט לאורך כל הדרך, ומשמש שגריר שלכם, של לקוחותיכם ושל הספקים. אם יש קורס בארגונכם, במסגרת ניהול קשרי הלקוחות הוא יוצר קשר שוטף עם לקוחותיכם ומלווה אותם בתהליכים שהם חווים בקורס. נוסף על כך, הוא מתעניין בשלומם אם הם נעדרים משיעורים, אותם לרגל ימי ההולדת שלהם ומחלק להם את תעודות הסיום. לפעמים הלקוחות באים להתייעץ איתו בנוגע לקורס ולנושאים שלומדים בו. פעמים רבות, הוא פשוט עושה מה שרצינו או התכוונו לעשות ופשוט לא מצאנו את הזמן לכך.
למי מתאים מיקור החוץ?
- לחברות גדולות או מיזמים פרטיים שיש באפשרותם לשלם בהסדר ריטיינר חודשי.
- לארגונים או לעסקים שיש בהם מערך שיווק ומחלקת הנהלת חשבונות.
- לארגונים או לעסקים שיש בהם מערכי הכשרה, כנסים, קורסים ותוכניות לימוד (של לקוחות או עובדים) במחזורי פעילות שוטפים.
- לעסקים קטנים המשיקים מוצר חדש, מארגנים אירוע או עוסקים בכל פרויקט שבו הם זקוקים לסיוע.
כיצד איש מיקור חוץ מסייע לכם?
- הבנת הצרכים שלכם – בראש ובראשונה איש מיקור החוץ משוחח איתכם ושואל כמה שיותר שאלות, על מנת להבין מהם הצרכים שלכם, מהן המטרות שלכם, מהו קהל היעד שלכם ועוד. חשוב לו לתאם עמכם ציפיות. הצ'ק ליסט הזה הוא אורים ותומים בהתנהלות השוטפת של איש מיקור החוץ, מכיוון שהוא מנהל את עצמו ואתכם ועובד עם לא מעט ספקים, לקוחות ואנשי קשר. הצ'ק ליסט הזה גם ממקד אתכם היטב.
- ראיה מערכתית – כיוון שאיש מיקור החוץ עובד בכמה פרויקטים במקביל, עובד לצד מחלקות שונות ואגפים שונים בארגון ומנסה לסנכרן ביניהם, יש לו ראייה מערכתית על הארגון ועל התחום שלכם. הוא יודע לרתום אותה לטובת המשימה (פעמים רבות לעובדים בתוך הארגון לא קיימת ראייה מערכתית, אלא של תחום העיסוק שלהם בלבד).
- הוא מכיר ספקים רבים ומפנה אתכם אל הספקים המקצועיים ביותר. הוא נפגש עם הספקים, יוצר עימם שיתופי פעולה ומפרגן להם. הוא עובד עם ספקי ציוד ועם מחלקות שיווק בארגונים כדי לרכוש ציוד ולמתגו, רוכש ציוד משרדי מקצועי ללא מיתוג ועוד. הוא מאתר עבורכם את המקומות הטובים ביותר לפעילות מבחינת נגישות, תחזוקה, ציוד טכני נדרש וחניה.
- הוא מתייעל וממציא את עצמו בכל פעם מחדש. הוא נעזר בתוכנות, נחשף לתוכן במדיה: ברשתות חברתיות, בכתבות, בסדנאות, בהרצאות ועוד, ונעזר בתוכן זה בפרויקטים. הוא אחראי לתכנים באירועים. הוא מכיר ספקי תוכן רבים, בהם מרצים, ויוצר איתם קשר.
וכמה טיפים ממני
1. לפני ההחלטה על העסקת איש מיקור החוץ, כדאי לבצע תיאום ציפיות.
2. כדאי מאוד להעסיק איש מיקור חוץ לטווח ארוך.
3. חשוב להבחין בין העסקת עובד באמצעות חברת קבלן משנה לבין העברת המשימות לאיש מיקור חוץ עצמאי (כך תוכלו לפנות ישירות אל איש מיקור החוץ ללא תיווך, ותוכלו לפעול יחד בחופש ולחפש יחד פתרונות יצירתיים).
לסיכום
למיקור חוץ יש יתרונות רבים – הוא מאפשר למנהלים ועובדים להתפנות למשימות החשובות באמת, הוא יכול לחסוך זמן וכסף, הוא מאפשר ראייה מזווית שונה, הוא עושה שימוש בידע ממקורות חיצוניים שלא תמיד זמינים בתוך הארגון, והוא מאפשר למידה והתפתחות מתמדת.
אשמח לשמוע האם אתם משתמשים במיקור חוץ, ואם כן – באילו נסיבות או משימות?
אני כאן לכל שאלה בנושא מיקור חוץ.
